الأن كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز 2025

كيفية كتابة رسالة إدارية: تعتبر الرسائل الإدارية من أهم الأمور التي يجب على الأشخاص والموظفين معرفتها، ويجب عليهم معرفة كيفية كتابتها وما يمكن أن تحتوي عليه لأن هناك أنواع كثيرة ومختلفة ولها مكونات كثيرة الذي يجب أن تعرفه،

ولذلك يجب على كل موظف أن يكون مطلعاً جيداً ويعرف كيفية كتابة الخطاب الإداري بشكل صحيح، وأن يلتزم بجميع الشروط والمواصفات التي يجب توافرها، دون زيادة أو نقصان.

كيف تكتب خطابا إداريا؟

ويجب أن يكون الموظفون أو الإدارة على دراية تامة بكتابتها، كما يجب أن يكونوا على دراية بأنواع النماذج. يتم كتابة خطاب إداري على النحو التالي:

• يجب على المرسل التعريف عن نفسه من خلال كتابة عنوانه، حتى لو كان الشخص المخاطب يعرفه، ويكتبه في البداية.
• ويتجنب ذكر الأمور الشخصية إذا كان يعرف المتلقي، حتى لا تقع الرسالة في يد الموظف ويقرأها.
• ويجب عليه الرد على الرسالة في أسرع وقت ممكن، وإلا اعتبر الفعل تقصيرا.
• كما أن التأخير في الاستجابة يمكن أن يسبب مشاكل للمرسل.
• وعليه أن يتجنب الكلمات الصعبة والأخطاء الإملائية، وعليه قراءتها بعد كتابتها عدة مرات قبل إرسالها.
• وعليه أن يكتب الكلام بطريقة واضحة المعنى ويتجنب الاختصار حتى لا يؤدي إلى سوء الفهم من جانب المخاطب.
• يجب أن يكون عنوان الرسالة مكتوبًا بشكل واضح.
• يحدد الجهة التي سيتم إرسال الرسالة إليها حتى لا تحدث أي أخطاء.
• وعليه أن يتجنب كتابة المواضيع غير المهمة وأن يستخدم علامات الترقيم بشكل جيد فهي مفيدة جداً.
• يجب على المرسل التوقيع على الشركة حتى لا يحدث أي خطأ.
• يُمنع عليه توضيح المعلومات السرية المتعلقة بالشركة حتى لا تقع في أيدي منافسيه، لذلك كان من الضروري معرفة كيفية كتابة الخطاب الإداري بشكل صحيح.

نماذج الرسائل الادارية

نموذج طلب ملف إداري:

• اسم الشركة مكتوب .
• ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
• يُكتب اسم المرسل إليه: إلى السيد المدير.
• ابدأ بالتحية.
• ثم اكتب كموضوع، على سبيل المثال، “أطلب ملفًا إداريًا” أو “أطلب المساعدة اللازمة في إرسال الملف”.
• وجاء في نهاية الرسالة: “تحياتي، مع فائق احترامي وتقديري”.
• كتابة اسم الموظف الذي تم إرسال الرسالة إليه.
• توقيع المرسل.

نموذج طلب تأجيل الإجتماع

• في الأعلى جملة “تأجيل اجتماع”.
• يرجى ذكر التاريخ.
• يكتب “إلى السيد المدير العام” أو “مدير الإدارة”.
• بعد التحية.
• وسيتم بعد ذلك الإعلان عن تأجيل الاجتماع مع توضيح أسباب تقديم هذا الطلب.
• اكتب اسم الشخص المشرف على الاجتماع.
• توقيع المرسل.

نموذج طلب صيانة

• يتم إرسال هذا النموذج إلى رئيس قسم الصيانة.
• نبدأ بالتحية: “تحية طيبة وبعد”.
• صنع التاريخ.
• الموضوع: “طلب صيانة كمبيوتر”، على سبيل المثال ذكر المكون وكتابة الأسباب التي أدت إلى طلب الصيانة.
• بعد ذلك يتم كتابة كافة البيانات المتعلقة بالكمبيوتر مثل: نوع الجهاز ونظام التشغيل ويتم اتخاذ الإجراء المناسب بناءً عليه.
• واختتم بتحية، مثل قول: “مع خالص تقديري واحترامي”.
• كتابة اسم الموظف المرسل إليه الطلب.
• توقيع المرسل.

يمكنك ان ترى: نموذج شكوى إدارية ضد موظف

ما المقصود بالرسائل الإدارية؟

تعتبر من أشكال العمل الرسمية التي يقوم بها الموظف حيث يرسلها إلى موظف آخر أو إلى مديره في العمل، ويجب أن تكون هذه الرسائل رسمية للحصول على إجابات حول عمل معين.

مكونات الرسائل الإدارية

ومن يريد كتابة هذا النوع من الرسائل يجب أن يكون على دراية بطبيعة وطبيعة المكونات التي يجب أن تتواجد فيها، وهو ما يمكن توضيحه من خلال ما يلي:

رأس

• يجب أن يكون في أعلى الرسالة ويجب كتابة عنوان الشركة بالتفصيل.

الرقم

• يُكتب في هذا الجزء الموضوع الذي كتبت عنه هذه الرسالة ويجب الإشارة إلى تصنيفها في دفاتر الشركة ويمكن الرجوع إليها كمرجع.

• يقع هذا القسم في الزاوية اليمنى من الجزء العلوي من الرسالة ويشير إلى عنوان المرسل وكذلك اليوم والشهر والسنة التي تم إرسالها فيها.

مركز وعنوان المستلم

• عنوان المرسل والمنصب الذي يشغله في الشركة مكتوب في الزاوية اليمنى باللغة العربية، وعلى الجانب الآخر الاسم مكتوب باللغة الإنجليزية.

تحية افتتاحية

• والمقدمة الافتتاحية مكتوبة بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.

موضوع الرسالة

• تتم كتابة المحتوى باستخدام بعض الكلمات التي توضح معناه وأهميته.

جسم الرسالة

• هنا يتم كتابة الموضوع المحدد ويكون الكلام واضح وسهل. ويفضل استخدام كلمات بسيطة والحديث عن الموضوع نفسه.

الوداع النهائي

• ويختتم موضوع الرسالة ويكتب بطريقة جيدة وممتازة وأنيقة.

التوقيع

• يضيف المرسل توقيعه في النهاية، بالإضافة إلى منصبه داخل الشركة.

المرفقات

• وهذا يعني أن هناك بعض المقالات المتعلقة بموضوع التدوينة، وإذا كانت موجودة فيجب كتابتها.

المستلمون

• في النهاية، يتم تدوين الأشخاص الموجه إليهم وحالتهم الوظيفية.

استخدام الرسائل الإدارية

• وهو شكل من أشكال التواصل بين الأطراف، سواء الكتابي أو الإلكتروني.
• ويمكن أن يوضح أشياء كثيرة، مثل جدولة الاجتماعات أو أمور معينة في العمل.
• ويمكن استخدامه أيضًا لتحديد بعض التكاليف المهمة التي يتحملها الموظفون مقابل عملهم.
• يتم استخدامه لمخاطبة الشركات وبعضهم البعض بصفة رسمية، أو لمخاطبة الشركة والأشخاص العاديين لتحقيق أهداف معينة.
• وهو أحد الأشياء التي تفيد الشركات وأماكن العمل، لذلك نحن بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إداري عادةً.

أنواع المراسلات الإدارية

هناك العديد من أشكال الرسائل الإدارية المستخدمة داخل سوق العمل، وهي:

رسالة إدارية عامة

• ويتم إرسالها بين الإدارات المختلفة حتى يتمكنوا من التواصل حول الأمور المتشابهة المتعلقة بالعمل.
• وهذا يوفر معلومات مهمة عن طبيعة العمل، وهذه الرسائل رسمية للغاية.
• وتجدر الإشارة إلى أن هناك فرق بين الرسائل الإدارية المرسلة بين الموظفين والرسائل المرسلة بين الأقسام المختلفة داخل نفس الشركة.

مذكرة إدارية

• أحد نماذج الرسائل الإدارية ولكنها صغيرة الحجم ولا تتجاوز صفحة واحدة.
• يحدد ذلك مهام معينة يتعين على الموظفين القيام بها، أو ما يتعين عليهم القيام به خلال فترة زمنية معينة، أو إشعارهم بمواعيد الاجتماعات.

تقرير إداري

• أحد أنواع الرسائل الإدارية التي يمكنها شرح الكثير من المعلومات، سواء كانت مكتوبة أو شفهية.
• وطبيعة المعلومات الواردة فيه هي موضوع للتوضيح، وبعضها خاص ولهذا السبب تم كتابة هذا التقرير.
• هذا النوع من التقارير يهدف إلى تمكين الموظفين من القيام بإجراءات معينة، في عملهم الخاص داخل الشركة أو المؤسسة، لذا يجب عليهم معرفة كيفية كتابة خطاب إداري.